Po pierwsze – narzędzia pracy
W zasadzie, to strony stosunku pracy powinny ustalić pomiędzy sobą, z czyich narzędzi pracy, podczas pracy zdalnej, będzie korzystał pracownik. Opcje są dwie: z narzędzi dostarczonych przez pracodawcę lub z własnych, prywatnych narzędzi pracownika (mamy tutaj na myśli: komputer, laptop, telefon, drukarkę itp.).
Najbezpieczniejszą opcją dla obydwu stron jest zapewnienie pracownikowi służbowych / firmowych narzędzi, które będą odpowiednio przez pracodawcę skonfigurowane i zabezpieczone, zapewniając bezpieczeństwo użytkowania zarówno pracownikowi, jak i gromadzonym w procesie pracy informacjom. Rozwiązanie drugie jest obarczone zdecydowanie większym ryzykiem dla firmy, które w sytuacjach kryzysowych mogą generować dodatkowe (niepotrzebne) koszty dla pracodawcy, nie tylko te finansowe, ale także wizerunkowe i pijarowe.
Jeżeli jednak pomimo tego, pracodawca zdecyduje się na rozwiązanie numer dwa, będzie musiał uzgodnić z pracownikiem w jaki sposób będzie mu rekompensował koszty związane z używaniem własnych narzędzi podczas wykonywania obowiązków służbowych. Najczęściej będzie to ustalony przez strony ekwiwalent pieniężny, określony co do kwoty, częstotliwości i terminu jego wypłaty. Nie ma oczywiście przepisów, które w sposób jasny i bezpośredni określałyby wysokość takiego ekwiwalentu. W tej sytuacji można posiłkować się np. przepisami podatkowymi z zakresu amortyzacji lub określić kwotę ekwiwalentu na podstawie wartości rynkowej wykorzystywanego sprzętu, podzielonej przez liczbę miesięcy wykorzystywania go do celów służbowych.
Biorąc pod uwagę, że w przeważającej większości pracownicy już korzystają ze służbowych komputerów, laptopów i telefonów, dostarczenie przez pracodawcę narzędzi pracy nie powinno stanowić większego problemu, ani organizacyjnego, ani finansowego. Mało tego, większość firm wprowadza także zasady korzystania ze służbowych narzędzi, które pracodawca będzie tylko musiał uzupełnić o stosowne zapisy odnoszące się do pracy zdalnej, z którymi później zapozna pracownika, aby w jasny sposób określić wiążące strony warunki, np. zasady zabezpieczenia komputera i przechowywanych na nim danych, sposobów uwierzytelniania dostępu itp. Dlatego wydaje się, że w tej kwestii nie powinno być większych problemów.
Po drugie – serwis, instalacja i konserwacja
W przypadku sprzętu służbowego, najczęściej za jego serwis odpowiada istniejący w zakładzie pracy dział IT, czy zewnętrzne serwisy informatyczne, z którymi pracodawca ma podpisaną umowę. Jedyną rzeczą, którą należałoby określić, to ewentualne terminy przeglądów sprzętu (chociaż w chwili obecnej takie działania mogą być wykonywane zdalnie, bez udziału pracownika) oraz czy ewentualne usterki, awarie, instalacje i konfiguracje sprzętu będą odbywały się w miejscu pracy, czy w miejscu zamieszkania, skąd pracownik będzie świadczył pracę zdalną.
Dobrą praktyką będzie wskazanie pracownikowi osoby kontaktowej w takich sprawach, jej numeru telefonu, adresu e-mail lub innego komunikatora, z którego będzie mogła skorzystać.
Jeżeli pracodawca pozwoli pracownikowi korzystać ze swojego prywatnego sprzętu, bezwzględnie należy ustalić zasady pokrywania kosztów tego typu usług, np. zwrot kosztów na podstawie wystawionej faktury, czy wskazanie konkretnego serwisu, który będzie realizował usługi na rzecz pracodawcy.
Po trzecie – koszty mediów.
Aby realnie wykonywać pracę zdalną niezbędny jest dostęp do prądu elektrycznego i usług telekomunikacyjnych. Nie jest też tajemnicą, że tego typu usługi nie są za darmo i ktoś te koszty powinien pokryć.
Oczywiście nowelizacja przepisów nie określiła sposobu, w jaki można rozwiązać tą kwestię i w jaki sposób obliczyć ryczałt za media dla pracownika zdalnego. Z innych przepisów i własnej praktyki możemy tylko zakładać, że taki ryczałt powinien odzwierciedlać rzeczywiste koszty poniesione na ten cel przez pracownika. Z pewnością ustalony mechanizm powinien być jak najbardziej prosty i przejrzysty, co nie wyklucza przyjęcia do obliczeń średnich (szacowanych) wartości zużycia mediów.
Kolejną niezbędną rzeczą oprócz prądu, są usługi telekomunikacyjne. W dobie obecnego rozwoju teleinformatycznego, pracodawca ma wiele możliwości do wyboru, może np. udostępnić pracownikowi internet mobilny. Może także, podobnie jak w przypadku energii elektrycznej ustalić z pracownikiem określony ryczałt, bądź ustalić inny sposób zwrotu kosztów z tego tytułu. Jeżeli mówimy o korzystaniu przez pracownika z prywatnego dostępu do usług teleinformatycznych należy pamiętać, że będą one także wykorzystywane do celów prywatnych, w związku z tym nie może być tutaj mowy o całkowitym pokryciu kosztów tych usług, co będzie wymuszało określenie przejrzystych zasad ustalenia ryczałtu.
W sytuacji, w której pracodawca niewłaściwie oszacuje realne koszty ponoszone przez pracownika, pracownik będzie mógł domagać się od pracodawcy wyrównania ustalonego świadczenia, w taki sposób, aby odpowiadały one realnie ponoszonym przez niego kosztom.
Jeżeli z kolei pracodawca określi zbyt duży ryczałt związany z kosztami pracy zdalnej, który nie będzie miał odzwierciedlenia w realnie ponoszonych przez pracownika kosztach, wówczas w razie kontroli urzędu skarbowego lub ZUS może on zostać potraktowany jako przychód pracownika i zostanie całości oskładkowany i opodatkowany.
Po czwarte – kontrola pracy zdalnej
Pamiętajmy, że pracownik oddelegowany do pracy zdalnej, w dalszym ciągu jest pracownikiem i pracodawca ma prawo kontrolować efekty jego pracy, zaangażowanie, poprawność realizowanych procesów oraz bezpieczeństwo jego miejsca pracy. Pracodawca ma obowiązek określić zasady prowadzenia takich kontroli (ich
częstotliwość, sposób informowania o kontroli, dokumentowanie itp.). W sposób szczególny w regulaminie pracy zdalnej lub w porozumieniu pracodawca powinien jasno określić ograniczenia, które będą stosowane
podczas prowadzonej kontroli w miejscu zamieszkania pracownika, np. nie wchodzenie do innych pomieszczeń, niż to w którym pracownik wykonuje swoją pracę, nie zakłócanie spokoju pozostałym domownikom itp.), wykluczając oczywiście sytuacji nadzwyczajne.
Warto w regulaminie lub porozumieniu określić sposoby kontroli procedur z zakresu ochrony danych osobowych oraz bhp. Pracodawca powinien określić, czy będą to kontrole prowadzone w sposób zdalny, bez udziału pracownika, czy raczej będą odbywać się w miejscu wykonywania przez niego pracy.
Po piąte – zapewnienie kontaktu pracownika z pracodawcą
Pracownik wykonujący pracę zdalną powinien być w oczywisty sposób poinformowany przez pracodawcę o swoim przełożonym, o możliwościach kontaktu z nim, a także o sposobach kontaktu z innymi pracownikami firmy, np. poprzez udostepnienie wykazu numerów telefonów i adresów e-mail.
Po szóste – informacja o warunkach zatrudnienia
W przypadku osób, które zostały zatrudnione bezpośrednio do pracy zdalnej oraz osoby, które w trakcie standardowego zatrudnienia przeszły na system pracy zdalnej, powinny zostać zapoznane z „rozszerzoną” informacją o warunkach zatrudnienia oraz z oceną ryzyka zawodowego podczas wykonywania pracy zdalnej.
Ocena ryzyka powinna uwzględniać specyficzne zagrożenia, które mogą występować w miejscach wykonywania przez pracowników pracy w warunkach, np. domowych. W dokumencie oceny ryzyka, należ także uwzględnić
informacje dotyczące:
właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej z uwzględnieniem zasad ergonomii,
zasad bhp,
określenia czynności, które pracownik powinien wykonać przed, w trakcie i po zakończeniu pracy,
zasad postępowania w sytuacjach awaryjnych, zagrażających życiu lub zdrowiu pracownika podczas wykonywania pracy zdalnej.
Co ważne, należy odebrać od pracownika oświadczenie, że przygotowane przez niego stanowisko pracy zdalnej zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy, zgodnie z zawartymi w ocenie ryzyka zawodowego
wytycznymi dotyczącymi jego organizacji z zastosowaniem zasad ergonomii.
Pracodawca musi także pamiętać o obowiązku równego traktowania pracowników w stosunku pracy, obowiązek ten dotyczy także pracowników świadczących pracę zdalną. Należy pamiętać, że pracownik wykonujący pracę zdalną lub taki, który odmówił wykonywania pracy na zasadach pracy zdalnej nie może być
gorzej traktowany niż pozostali pracownicy zatrudnieni w firmie, m.in. w zakresie:
nawiązania i rozwiązania stosunku pracy,
warunków zatrudnienia, awansowania,
dostępu do szkoleń podnoszących kwalifikacje,
umożliwienia pracownikowi korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, obiektów socjalnych,
włącznie z prowadzoną w tym zakresie działalnością na rzecz ogółu pracowników.
Po siódme – ochrona danych osobowych
Pracownicy wykonujący pracę zdalną powinni znać zasady i procedury ochrony danych osobowych, co powinnowiązać się także z organizacją szkoleń w tym zakresie. Dodatkowo pracodawca powinien we właściwy sposób zabezpieczyć narzędzia pracy dostarczone pracownikowi, przed dostępem do zawartych tam informacji przez osoby nieupoważnione, a także właściwe zabezpieczenie systemów teleinformatycznych przed niepożądanymi
działaniami osób postronnych.
Po ósme – praca zdalna okazjonalna
W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej, na pracodawcy ciąży nieco mniej obowiązków. Pracodawca nie musi
określać zasad zwrotu kosztów, określać ryczałtów, opracowywać regulaminów itd. Natomiast część
obowiązków w tej sytuacji należy spełnić, a mianowicie:
określić zasady prowadzenia kontroli,
ocenić ryzyko zawodowe przy pracy zdalnej,
odebrać oświadczenie pracownika o zorganizowaniu stanowiska pracy w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy,
ustalić sposób porozumiewania się z pracodawcą i innymi pracownikami,
określić procedury ochrony danych osobowych.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, praca okazjonalna może być wykonywana przez pracownika przez okres 24 dni w danym roku kalendarzowym, ale może zdarzyć się taka sytuacja, gdzie pracodawca wyrazi zgodę na
realizację pracy w taki sposób przez okres dłuższy niż przewidują to przepisy kodeksu. takiej sytuacji, od 25 dnia pracy zdalnej, praca okazjonalna przekształci się w stałą pracę zdalną, co będzie wiązało się z realizacją przez pracodawcę wszystkich związanych z tym obowiązków, opisanych wcześniej.